GRANTS & SUBCONTRACT MANAGER BILINGUE - WEECAP

Описание вакансии

POSITION TITLE:  Grants and Subcontract Manager  - Bilingue 

LOCATION:  Abidjan, Cote d’Ivoire,  

GROUP:   Agriculture, Resilience and Water   

LINE MANAGER:  Regional Operations Director 

RÉSUMÉ DU PROGRAMME :  

Le programme d’Autonomisation Économique des Femmes par la Transformation des Cashews (WEECAP) est une initiative quinquennale, financée par la Fondation Mastercard, opérant en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. WEECAP transforme le secteur du cajou en Afrique de l’Ouest en alignant inclusion et compétitivité pour répondre à la demande mondiale, attirer des investissements et ouvrir des opportunités économiques pour les jeunes femmes et hommes. WEECAP s’attaque aux goulets d’étranglement du secteur en connectant fournisseurs et acheteurs stratégiques, en structurant des chaînes de valeur résilientes et en mobilisant des solutions financières ciblées. En parallèle, nous renforçons la capacité des entreprises émergentes, contribuons à l’élaboration de cadres politiques solides et obtenons des résultats concrets par une approche pratique et orientée marché.  

Notre ambition : faire du secteur du cajou un moteur régional de compétitivité, de valeur ajoutée et d’inclusion.  

• Créer 330 000 emplois pour les jeunes femmes et hommes grâce à des chaînes de valeur dynamiques et la croissance des entreprises

• Mobiliser 150 millions de dollars d’investissements nouveaux via des solutions financières innovantes et des partenariats privés

WEECAP agit comme un catalyseur — en alignant les chaînes d’approvisionnement, en développant des modèles commerciaux prometteurs, en déployant des capitaux adaptés aux cycles économiques réels, et en soutenant des réformes politiques qui stimulent la croissance du secteur. L’inclusion n’est pas une option, mais un levier de performance et de succès sur le marché. Notre objectif est de bâtir une industrie moderne, compétitive et inclusive où les femmes et les jeunes jouent un rôle économique à part entière.  

RÉSUMÉ DU POSTE :   

Le/la Responsable des Subventions et des Sous-contrats servira de principal point de liaison avec les bénéficiaires, sous-traitants et candidats du programme WEECAP en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. Ce poste sera chargé de superviser l’ensemble du cycle de gestion des subventions et des sous-contrats, y compris la sollicitation, l’approvisionnement, la négociation, la mise en œuvre et la clôture, tout en veillant au respect des politiques de Winrock International et de la Fondation Mastercard. Ce poste appuiera également le renforcement des capacités organisationnelles des bénéficiaires et partenaires sous-traitants, en consolidant les systèmes nécessaires pour atteindre les résultats. Le/la titulaire collaborera étroitement avec les responsables techniques de WEECAP, l’équipe de Suivi, Évaluation et Apprentissage (MEL), ainsi qu’avec le personnel du siège de Winrock afin de garantir que tous les accords soient conformes aux exigences des bailleurs, aux objectifs programmatiques et aux impacts systémiques recherchés. 

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :  

Gestion des sous-subventions 

• Maintenir des dossiers programmatiques et financiers complets pour toutes les sous-subventions, assurant une piste d'audit rigoureuse.

• Assurer la conformité tout au long du cycle de vie des sous-attributions : de la sollicitation et la diligence raisonnable à l'attribution, la mise en œuvre et la clôture.

• Former et informer les sous-bénéficiaires sur les exigences de transfert et de conformité requises par le donateur.

• Suivre et garantir que les sous-bénéficiaires respectent scrupuleusement les conditions de leurs subventions et soumettent tous les livrables requis dans les délais.

• Établir et gérer les plans de suivi des sous-subventions, coordonner et garantir des décaissements financiers ponctuels.

• Assurer le respect des politiques de gestion financière des sous-subventions.

• Suivre de près toutes les dépenses liées aux sous-subventions et fournir des mises à jour régulières sur leur statut.

• Examiner et valider les rapports financiers et narratifs, s'assurant de leur correspondance exacte avec la période de rapport.

• Collaborer avec les équipes de projet et financières pour harmoniser le flux de processus des factures, des paiements et des jalons.

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des Awards Winrock pour l'émission de nouvelles sous-récompenses et leurs modifications.

• S'aligner avec les équipes Awards, Finances et Achats pour sélectionner l'instrument contractuel le plus approprié pour chaque type de partenariat.

Planification et mise en œuvre des sous-subventions 

• Gérer le cycle complet des sous-contrats : planification, conception, attribution, mise en œuvre et clôture.

• Aligner le programme de sous-subventions avec les objectifs globaux du projet et mener la sélection des sous-bénéficiaires (processus d'évaluation par comité).

• Effectuer les vérifications préalables (due diligence) et obtenir toutes les approbations de conformité internes/externes.

• Examiner et négocier les propositions techniques et financières (avec l'équipe Awards), y compris les budgets annuels.

• Préparer les accords de sous-subvention et avenants, en détaillant les termes, responsabilités et en intégrant les exigences de suivi liées aux faiblesses initiales.

• Organiser les réunions de lancement pour informer les sous-bénéficiaires des politiques et procédures.

• Assurer la gestion post-attribution conformément aux réglementations applicables.

• Surveiller les jalons et les paiements (avec les équipes Finance/Technique) pour garantir des décaissements et livrables ponctuels.

• Maintenir les échéanciers et les informations détaillées de toutes les activités de sous-subvention.

• Générer des rapports d'état (prévisions de paiement, audit, clôtures, etc.) pour les rapports mensuels et trimestriels.

Conformité: 

• Fournit une formation, des conseils et des orientations au personnel du projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, procédures et instructions de sous-attribution et de sous-attribution, en particulier leur rôle dans le processus.

• Examiner les sous-subventions pour s’assurer qu’elles sont complètes et adaptées au plan de travail.

• S'assure que toute la documentation requise est stockée dans les systèmes  requis.

• Suivre les étapes clés des sous-subventions et des demandes de paiement conformément aux accords de sous-subventions afin d'en garantir la conformité. Fournir des mises à jour régulières sur les étapes clés aux parties prenantes internes, comme l'équipe des subventions.

• Forme et applique les politiques et procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles.

• Dirige un audit annuel des dossiers de sous-subventions et de sous-subventions.

Formation et gestion des processus : 

• Fournir un encadrement et une formation continus à l'équipe technique du projet sur les politiques, procédures, et la conformité des sous-subventions.

• Assurer le respect strict des politiques, procédures et pratiques de gestion des sous-subventions par toutes les équipes.

• Collaborer étroitement avec les équipes Finance et Administration pour développer des modèles et documents clairs afin de déterminer les instruments de partenariat appropriés.

• Assurer le contrôle de la qualité et la validation de toute la documentation clé provenant des services techniques, annexes et financiers.

• Examiner et conseiller les équipes sur les nouveaux contrats, sous-attributions et accords de coopération, en résumant les conditions générales des donateurs pour garantir la conformité.

• Gérer le cycle de vie de l'accord : Élaborer et réviser les sous-accords, préparer ou examiner toutes les demandes d'approbation et de modifications des donateurs (extensions, changements de personnel/portée, réalignements budgétaires).

• Superviser et documenter la clôture : S'assurer que les étapes clés des donateurs sont franchies et enregistrées, que le suivi des sous-bénéficiaires est effectué, et que les processus de clôture (y compris la documentation nécessaire et les plans spécifiques) sont complétés.

• Point de Contact Principal : Servir de point de contact principal pour les candidats potentiels, fournissant des orientations claires sur la sollicitation, l'éligibilité et la conformité.

• Coordination des Évaluations : Organiser des conférences d'information pour les candidats et coordonner les évaluations techniques et financières via la participation aux comités de sélection.

• Négociation Contractuelle : Négocier et finaliser les Termes de Référence (TDR), les budgets et les calendriers de livrables avec les partenaires choisis.

• Orientation à la Conformité : Orienter les bénéficiaires et sous-traitants sur les exigences finales de conformité et de rapportage.

• Suivre la performance et les livrables des partenaires, en résolvant les difficultés en collaboration avec les équipes techniques et l’équipe MEL.

• Veiller à ce que tous les dossiers de subventions et de sous-contrats (versions électroniques et papier) soient complets, organisés et prêts pour un audit.

• Contribuer à l’agenda de communication et de partage des connaissances de WEECAP en mettant en avant les leçons apprises, réussites et bonnes pratiques des partenaires.

• Appuyer la conception d’un agenda d’apprentissage pour le portefeuille de subventions et de sous-contrats.

Langues requises : Français et anglais (obligatoire)

Qualification : 

Education : Master en administration des affaires, comptabilité, économie, administration publique, développement international ou domaine connexe. 

Expérience / Compétences :  

• Minimum de 5 ans d’expérience progressive dans la gestion des subventions et des sous-contrats, de préférence dans le cadre de programmes financés par des bailleurs de fonds internationaux.

• Expérience de travail sur des projets de développement agricole, une expérience dans la filière cajou est un atout, expérience souhaitée : approches dirigées par le secteur privé et basées sur les systèmes de marché, élaboration de conventions de subventions à paiement selon la performance / basées sur les résultats.

• Expérience préalable dans des projets de développement à grande échelle et multi-pays fortement souhaitée.

• Solide connaissance des normes en matière d’approvisionnement, de conformité et de gestion financière.

• Maîtrise de MS Excel, Word, SharePoint et autres outils de gestion des subventions. Solides compétences analytiques, organisationnelles et en résolution de problèmes, avec la capacité de respecter des délais serrés.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français ; la maîtrise de l’anglais est fortement souhaitée.

• Capacité démontrée à être flexible, proactif(ve) et collaboratif(ve) dans un environnement dynamique et multi-acteurs.

• Autonomie et Travail d'Équipe : Faire preuve d'autonomie et d'initiative tout en étant apte à collaborer au sein d'une équipe diversifiée.

JOB DESCRIPTION 

• POSITION TITLE:  Grants and Subcontract Manager

• LOCATION:  Abidjan, Cote d’Ivoire,

• GROUP:   Agriculture, Resilience and Water

• LINE MANAGER:  Regional Operations Director

PROGRAM SUMMARY: 

The Women’s Economic Empowerment through Cashew Processing Program (WEECAP) is a five-year initiative, funded by the Mastercard Foundation, operating in Côte d’Ivoire, Guinea-Bissau, and Senegal. WEECAP is transforming the cashew sector in West Africa by aligning inclusion and competitiveness to meet global demand, attract investment, and open economic opportunities for young women and men. 

WEECAP addresses bottlenecks in the sector by connecting suppliers and strategic buyers, structuring resilient value chains, and mobilizing targeted financial solutions. At the same time, we strengthen the capacity of emerging enterprises, contribute to the development of robust policy frameworks, and achieve tangible results through a practical, market-driven approach. 

Our ambition: to make the cashew sector a regional engine of competitiveness, value addition, and inclusion. 

• Create 330,000 jobs for young women and men through dynamic value chains and business growth

• Mobilize USD 150 million in new investments through innovative financial solutions and private partnerships

WEECAP acts as a catalyst — aligning supply chains, developing promising business models, deploying capital adapted to real economic cycles, and supporting policy reforms that drive sector growth. Inclusion is not an option, but a lever for performance and market success. Our goal is to build a modern, competitive, and inclusive industry where women and youth play a full economic role. 

POSITION SUMMARY: 

The Grants and Subcontracts Manager will serve as the primary liaison with WEECAP’s grantees, subcontractors, and applicants across Côte d’Ivoire, Guinea-Bissau, and Senegal. This position will be responsible for overseeing the full grant and subcontract cycle, including solicitation, procurement, negotiation, implementation, and closeout, while ensuring compliance with Winrock International and Mastercard Foundation policies. This position will also support the organizational capacity of grantee and subcontractor partners, strengthening systems to deliver results. This position will work closely with WEECAP’s technical leads, the Monitoring, Evaluation, and Learning (MEL) team, and Winrock headquarters staff to ensure that all agreements are aligned with donor compliance, programmatic objectives, and system-level impact. 

ESSENTIAL RESPONSIBILITIES: 

Management of sub-grants 

• Maintain complete programmatic and financial records for all sub-grants, ensuring a rigorous audit trail.

• Ensuring compliance throughout the sub-tasking lifecycle: from solicitation and due diligence to allocation, implementation and closure.

• Train and inform sub-recipients on the transfer and compliance requirements required by the donor.

• Monitor and ensure that sub-beneficiaries scrupulously comply with the terms of their grants and submit all required deliverables on time.

• Establish and manage sub-grant monitoring plans, coordinate and ensure timely financial disbursements.

• Ensure compliance with the financial management policies of sub-grants.

• Closely monitor all sub-grant related expenses and provide regular updates on their status.

• Review and validate financial and narrative reports, ensuring their accurate correspondence with the reporting period.

• Collaborate with project and finance teams to align the process flow of invoices, payments and milestones.

• Work closely with the Winrock Home Office team for the issuance of new sub-awards and their modifications.

• Align with the Awards, Finance and Procurement teams to select the most appropriate contract instrument for each type of partnership.

Planning and implementation of sub-grants 

• Manage the full cycle of sub-contracts: planning, design, award, implementation and closing.

• Align the sub-grant program with overall project objectives and lead sub-recipient selection (committee review process).

• Perform due diligence and obtain all internal/external compliance approvals.

• Review and negotiate technical and financial proposals (with the Awards team), including annual budgets.

• Prepare sub-grant agreements and amendments, detailing terms, responsibilities and incorporating follow-up requirements related to initial weaknesses.

• Organize kick-off meetings to inform sub-beneficiaries of policies and procedures.

• Ensure post-award management in accordance with applicable regulations.

• Monitor milestones and payments (with Finance/Technical teams) to ensure timely disbursements and deliverables.

• Maintain timelines and detailed information for all sub-grant activities.

• Generate status reports (payment forecasts, audit, closings, etc.) for monthly and quarterly reports.

Compliance: 

• Provides training, advice and guidance to project staff on the planning, implementation and compliance of sub-allocation and sub-allocation policies, procedures and instructions, in particular their role in the process.

• Review sub-grants to ensure they are complete and fit for the work plan.

• Ensures that all required documentation is stored in the required systems.

• Follow the key steps of sub-grants and payment requests in accordance with sub-grant agreements to ensure compliance. Provide regular updates on milestones to internal stakeholders, such as the grants team.

• Form and apply policies and procedures to prevent irregularities, intentional and unintentional.

• Conducts an annual audit of sub-grant and sub-grant files.

Training and process management:  

• Provide ongoing coaching and training to the project technical team on policies, procedures, and sub-grant compliance.

• Ensure strict adherence to sub-grant management policies, procedures and practices by all teams.

• Collaborate closely with the Finance and Administration teams to develop clear templates and documents to determine appropriate partnership instruments.

• Ensure the quality control and validation of all key documentation from technical, ancillary and financial services.

• Review and advise teams on new contracts, sub-assignments and cooperation agreements, summarizing general donor conditions to ensure compliance.

• Manage the agreement lifecycle: Develop and review sub-agreements, prepare or review all donor approval and modification requests (extensions, personnel/scope changes, budget realignments).

• Oversee and document the closing: Ensure that donor milestones are completed and recorded, sub-recipient tracking is performed, and that closing processes (including necessary documentation and specific plans) are completed.

• Main Contact Point: Serve as the primary contact point for potential candidates, providing clear guidance on solicitation, eligibility, and compliance.

• Coordination of Assessments: Organize information conferences for candidates and coordinate technical and financial assessments through participation in selection committees.

• Contract Negotiation: Negotiate and finalize the Terms of Reference, budgets and deliverable schedules with the chosen partners.

Compliance Orientation: 

• Orient beneficiaries and subcontractors on the final compliance and reporting requirements.

• Monitor the performance and deliverables of partners, solving difficulties in collaboration with technical teams and the MEL team.

• Ensure that all grant and sub-contract files (electronic and paper versions) are complete, organized and ready for audit.

• Contribute to the WEECAP communication and knowledge sharing agenda by highlighting lessons learned, successes and good practices of partners.

• Support the design of a learning agenda for the portfolio of grants and sub-contracts.

Required languages :French and English 

QUALIFICATIONS: 

Education: Master’s degree in business administration, accounting, economics, public administration, international development, or related field.  

Experience / Skills: 

• A minimum of 5 years of progressively responsible experience in grants and subcontract management, preferably with international donor-funded programs.

• Experience working for agricultural development projects, cashew experience a plus, preferred experience: private sector-led and market systems approach, structuring pay-for-performance / results-based grant agreements

• Prior experience with large-scale, multi-country development projects strongly preferred.

• Strong knowledge of procurement, compliance, and financial management standards.

• Proficiency with MS Excel, Word, SharePoint, and other grants management tools.

• Strong analytical, organizational, and problem-solving skills with the ability to meet tight deadlines.

• Excellent oral and written communication skills in French; English proficiency is highly desirable.

• Demonstrated ability to be flexible, proactive, and collaborative in a dynamic, multi-stakeholder environment.

• Self-motivated with the ability to work independently and as part of a diverse team.