Резюме делопроизводителя: полное руководство по составлению в 2026 году

Вы отправляете резюме на вакансию делопроизводителя, но в ответ — тишина. Знакомая ситуация? Проблема не в вашей квалификации, а в том, как вы её преподносите. Рекрутер тратит 6-8 секунд на первичный просмотр резюме, и если за это время он не увидит конкретных цифр, знакомых систем и измеримых результатов — ваше резюме отправится в папку «Не подходит».

В этом руководстве я покажу, как превратить формальное перечисление обязанностей в резюме, которое заставит работодателя позвонить именно вам. Разберём каждый раздел с примерами для начинающих специалистов и профессионалов с опытом, научимся оцифровывать достижения и адаптировать резюме под конкретную вакансию.

Делопроизводитель, документовед, секретарь: в чём разница и как правильно позиционировать себя

Прежде чем составлять резюме, важно понять, где вы находитесь на карьерной карте и как правильно называть свою должность.

Делопроизводитель — специалист, который обеспечивает документооборот организации: регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, ведёт номенклатуру дел, контролирует сроки исполнения документов, готовит дела к передаче в архив. Это ядро профессии, её классическое понимание.

Документовед — более широкая специализация, которая включает разработку систем документооборота, внедрение стандартов, управление жизненным циклом документов. Документовед часто работает на стыке делопроизводства и IT, участвует в настройке электронных систем.

Секретарь — должность с другим фокусом: организация работы руководителя, приём посетителей, координация встреч. Делопроизводство здесь — только часть функций, а не основная деятельность.

Специалист по документообороту — современное название, которое подчёркивает работу с электронными системами и процессами, а не только с бумажными носителями.

Какое название выбрать для резюме

Ориентируйтесь на вакансию. Если работодатель ищет «делопроизводителя» — указывайте именно это название в заголовке резюме, даже если в трудовой книжке у вас записано «специалист канцелярии». Рекрутёры и ATS-системы (программы автоматического отбора резюме) ищут точное совпадение ключевых слов.

Удачные варианты заголовка:

• Делопроизводитель
• Специалист по документообороту
• Делопроизводитель-архивариус
• Специалист по делопроизводству и архивному делу

Неудачные варианты:

• Офис-менеджер (слишком размыто, может означать что угодно)
• Работник с документами (непрофессионально звучит)
• Помощник руководителя (другой функционал)

Карьерные треки в профессии

Junior (0-2 года опыта):

Регистрация документов, сканирование, базовая работа в СЭД, подготовка дел к архивному хранению под контролем старшего специалиста.

Middle (2-5 лет):

Самостоятельное ведение полного цикла документооборота, оптимизация процессов, взаимодействие с подразделениями, участие в разработке номенклатуры дел.

Senior (5+ лет):

Управление документооборотом подразделения или организации, внедрение и настройка СЭД, разработка локальных нормативных актов, подготовка к проверкам контролирующих органов.

Lead/Руководитель службы ДОУ:

Построение системы делопроизводства с нуля, управление командой делопроизводителей, стратегическое планирование развития документооборота, взаимодействие с топ-менеджментом.

Найдём работу мечты за вас

Умный подбор вакансий, автоотклики с сопроводительными письмами, улучшение резюме и многое другое — всё это уже ждёт вас!

Попробовать бесплатно

Структура резюме делопроизводителя: анатомия успешного документа

Резюме состоит из стандартных разделов, но дьявол кроется в деталях. Разберём каждый блок и посмотрим, как его заполнять для максимальной эффективности.

Заголовок и контактная информация

Это первое, что видит рекрутер. Заголовок должен быть чётким и содержать название желаемой должности.

Структура:

Что важно:

• ФИО — полностью, как в паспорте
• Желаемая должность — то, на что откликаетесь
• Актуальный номер телефона (проверьте, доступен ли он для звонков)
• Профессиональный email (не milaya_kisa@mail.ru, а имя.фамилия@домен)
• Город проживания (для понимания, нужна ли релокация)

Спорный момент — фотография. В госсекторе и крупных корпорациях фото часто ожидается (особенно если должность предполагает представительские функции). В IT-компаниях и стартапах фото не обязательно. Если добавляете — только деловое фото на нейтральном фоне, не селфи и не снимки с отдыха.

Раздел «О себе» (Профессиональное резюме)

Это ваш коммерческий питч на 3-4 предложения. Здесь нужно упаковать ключевую экспертизу, опыт работы и главное достижение. Рекрутер должен за 10 секунд понять ваш уровень и релевантность.

Пример для Junior-специалиста

Плохо:

«Ответственная и внимательная. Хочу работать делопроизводителем. Быстро обучаюсь.»

Хорошо:

«Делопроизводитель с опытом работы 1,5 года в государственном учреждении. Ежедневно обрабатываю до 80 документов с точностью регистрации 99%. Владею 1С:Документооборот и знаю требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Подготовила к передаче в архив 450+ дел с нулевым количеством замечаний от архивной комиссии.»

Почему это работает:

• Конкретный опыт (1,5 года, государственное учреждение)
• Измеримая нагрузка (80 документов в день)
• Технические навыки (1С:Документооборот, ГОСТ)
• Достижение с цифрами (450+ дел, ноль замечаний)

Пример для Middle/Senior-специалиста

Плохо:

«Опытный делопроизводитель. Работала с большим объёмом документов. Знаю разные программы.»

Хорошо:

«Специалист по документообороту с 6-летним опытом в коммерческом секторе. Организовала переход с бумажного документооборота на систему Directum для компании со штатом 200+ сотрудников, сократив время согласования договоров с 10 до 4 дней. Веду полный цикл делопроизводства: от регистрации входящих (в среднем 150 документов ежедневно) до подготовки номенклатуры дел и взаимодействия с архивом. Разработала инструкции по работе с СЭД для 15 подразделений, что снизило количество ошибок при регистрации на 60%.»

Разбор:

• Опыт и сектор (6 лет, коммерция)
• Проектное достижение (внедрение Directum, цифры до/после)
• Масштаб ответственности (200+ сотрудников, 150 документов в день)
• Системная работа (инструкции, снижение ошибок на 60%)

Пример для Lead-уровня

Хорошо:

«Руководитель службы делопроизводства с опытом управления командой из 5 специалистов. За 3 года выстроила систему электронного документооборота на базе ELMA365 для холдинговой структуры (7 юридических лиц, 500+ сотрудников). Обеспечиваю соблюдение требований законодательства и внутренних стандартов, готовность к аудитам и проверкам Росархива. Сократила затраты на хранение документов на 1,2 млн рублей в год за счёт оптимизации сроков хранения и перехода на электронные архивы.»

Что выделяет Lead-специалиста:

• Управленческий опыт (команда из 5 человек)
• Масштаб проекта (холдинг, 7 юрлиц, 500+ человек)
• Стратегическое мышление (выстроила систему с нуля)
• Финансовый результат (экономия 1,2 млн рублей)

Создайте идеальное резюме с помощью AI-помощника

Получите резюме, которое привлечёт внимание работодателей и выделит вас среди других кандидатов.

Улучшить резюме

Опыт работы: как превратить обязанности в достижения

Это ключевой раздел резюме. Здесь 90% кандидатов совершают одну и ту же ошибку — перечисляют должностные обязанности вместо того, чтобы показать результаты своей работы.

Формула эффективного описания

Глагол действия + Контекст + Результат (в цифрах)

Используйте глаголы: организовала, внедрила, оптимизировала, сократила, обеспечила, разработала, автоматизировала, согласовала, систематизировала.

Ключевые метрики для делопроизводителя

Чтобы оцифровать свой опыт, используйте эти показатели:

• Количество обработанных документов (в день/месяц/год)
• Время регистрации документа (было/стало)
• Процент ошибок в документообороте
• Количество подразделений в зоне ответственности
• Объём архива (количество дел, погонных метров)
• Сроки согласования документов (было/стало)
• Количество пользователей СЭД, которых обучили
• Процент готовности к проверкам (количество замечаний)

Примеры трансформации обязанностей в достижения

Полный пример раздела «Опыт работы» для Junior

ООО «Альфа Логистик», Москва

Делопроизводитель

Февраль 2023 — настоящее время (2 года)

Обязанности и достижения:

• Обрабатываю входящую и исходящую корреспонденцию (в среднем 80 документов в день), обеспечивая регистрацию в системе 1С:Документооборот в течение 1 часа с момента поступления
• Веду электронный и бумажный журналы регистрации, достигнув точности учёта 99% по результатам внутреннего аудита
• Организую согласование договоров между отделами продаж, юридическим и финансовым департаментом, отслеживая соблюдение сроков (среднее время согласования — 5 рабочих дней)
• Подготовила к передаче в архив 280 дел за 2023 год и 320 дел за 2024 год с нулевым количеством замечаний от архивной комиссии
• Участвовала в разработке инструкции по делопроизводству для новых сотрудников, что сократило время адаптации с 2 недель до 1 недели
• Поддерживаю актуальность номенклатуры дел, внося изменения при создании новых подразделений и корректировке структуры

Используемые инструменты: 1С:Документооборот, MS Office (Word, Excel, Outlook), системы ЭЦП (КриптоПро)

Полный пример раздела «Опыт работы» для Middle/Senior

ГКУ «Городской центр социального обслуживания», Санкт-Петербург

Специалист по документообороту

Июнь 2019 — настоящее время (5,5 лет)

Обязанности и достижения:

• Организую полный цикл документооборота учреждения: от приёма и регистрации входящих документов (120-150 в день) до контроля исполнения и передачи в архив
• Внедрила систему приоритизации обработки входящей корреспонденции по категориям срочности, сократив среднее время регистрации с 3 часов до 1,5 часов
• Координирую работу с 12 структурными подразделениями, обеспечивая согласование документов в срок до 3 рабочих дней и достигнув показателя своевременности 96%
• Разработала и внедрила обновлённую номенклатуру дел на 2024-2025 годы для всех отделов учреждения, сократив время поиска документов на 40% благодаря новой системе индексации
• Подготовила учреждение к проверке Росархива в 2023 году: систематизировала архивный фонд объёмом 1200+ дел, устранила выявленные несоответствия, проверка завершилась без критических замечаний
• Обучила 18 сотрудников работе в системе СЭДД «Дело», разработав пошаговые инструкции и проведя практические тренинги, что снизило количество ошибок при регистрации на 55%
• Автоматизировала процесс формирования отчётности по документообороту в Excel, сократив время подготовки ежемесячного отчёта с 4 часов до 1 часа

Используемые инструменты: СЭДД «Дело», MS Office (продвинутый уровень Excel), ABBYY FineReader, системы ЭЦП

Нормативная база: ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Росархива №76, Инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях

Полный пример раздела «Опыт работы» для Lead

ПАО «ТехноСтрой Холдинг», Екатеринбург

Руководитель отдела делопроизводства и архива

Март 2020 — настоящее время (4,5 года)

Обязанности и достижения:

• Управляю командой из 4 делопроизводителей, организую распределение задач, контроль качества работы и профессиональное развитие сотрудников
• Выстроила систему электронного документооборота на базе Directum RX для холдинга (5 юридических лиц, 350 сотрудников), обеспечив миграцию архива из устаревшей системы без потерь данных
• Разработала и внедрила 15 автоматизированных маршрутов согласования для разных типов документов (договоры, приказы, служебные записки), сократив средний цикл согласования с 8 до 3,5 дней
• Оптимизировала процесс хранения документов: провела экспертизу ценности архива объёмом 3500+ дел, сократила сроки хранения для 40% документов согласно новым нормативам, что снизило затраты на архивное помещение на 800 тыс. рублей ежегодно
• Обеспечила успешное прохождение аудита системы менеджмента качества ISO 9001 в части процессов управления документацией (0 несоответствий)
• Подготовила и провела внедрение интеграции СЭД с 1С:Бухгалтерия и корпоративным порталом, автоматизировав передачу первичной документации и сократив ручной труд на 60%
• Разработала комплект из 8 локальных нормативных актов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, регламенты работы с СЭД), обеспечив соответствие требованиям законодательства

Управленческие достижения:

• Снизила текучесть кадров в отделе с 50% до 0% за счёт выстраивания системы адаптации и наставничества
• Организовала ежеквартальное обучение сотрудников компании по работе с документами, охватив 100% персонала

Используемые инструменты: Directum RX, 1С:Документооборот, MS Office, Power BI (для аналитики документооборота)

Образование и профессиональное развитие

Для делопроизводителя высшее образование не всегда является обязательным требованием, но наличие профильного образования или курсов повышает ценность кандидата.

Как указывать образование

Высшее образование:

Среднее специальное образование:

Дополнительное образование и курсы

Этот раздел особенно важен, если базовое образование не профильное. Указывайте только релевантные курсы с конкретными навыками.

Примеры:

Что НЕ нужно указывать:

• Курсы, не связанные с профессией (маникюр, фотография, кулинария)
• Школьное образование (если есть средне-специальное или высшее)
• Незавершённое обучение без объяснения причины

Навыки: технический стек и личные качества

Этот раздел работает как фильтр для ATS-систем и быстрого сканирования рекрутером. Разделите навыки на категории.

Hard Skills (технические навыки)

Системы электронного документооборота:

• 1С:Документооборот (продвинутый уровень, 3 года опыта)
• Directum / Directum RX (уверенный пользователь)
• ELMA365 (базовый уровень, сертификат пользователя)
• СЭДД «Дело» (продвинутый уровень, 5 лет опыта)
• Docsvision (опыт внедрения и администрирования)

Офисные программы:

• MS Office: Word (продвинутый), Excel (сводные таблицы, макросы), Outlook, PowerPoint
• LibreOffice (уверенный пользователь)
• Adobe Acrobat Pro (работа с PDF, создание форм)
• ABBYY FineReader (сканирование, распознавание текста)

Нормативная база:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов)
• Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 (Перечень типовых управленческих архивных документов)
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
• Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Дополнительные инструменты:

• Системы электронной подписи (КриптоПро, VipNet)
• Межведомственный электронный документооборот (МЭДО)
• Порталы государственных услуг (интеграция с СЭД)

Актуальные технологии 2026 года

Если вы владеете современными инструментами — это ваше конкурентное преимущество.

На что обращают внимание работодатели:

• Облачные СЭД (ELMA365, Битрикс24.Документы, Directum Cloud)
• Опыт работы с AI-инструментами для автоматической классификации и обработки документов
• Знание принципов интеграции СЭД с другими корпоративными системами (1С, CRM, ERP)
• Навыки аналитики документооборота (Power BI, Tableau для визуализации метрик)

Soft Skills (личные качества)

Этот раздел часто заполняют шаблонно: «ответственность, внимательность, коммуникабельность». Это не работает. Либо подтверждайте качество примером в описании опыта, либо не указывайте вообще.

Правильный подход — через контекст в описании достижений:

Вместо: «Внимательность к деталям»

Напишите в опыте работы: «Выявила и исправила 98% ошибок в документах до передачи на подпись руководству, что снизило количество возвратов на доработку в 3 раза»

Вместо: «Организованность»

Напишите в опыте работы: «Разработала систему приоритизации обработки входящих документов по категориям срочности, сократив среднее время регистрации с 4 часов до 1,5 часов»

Если всё же нужно указать качества отдельным списком (некоторые компании требуют), выбирайте те, что критичны для профессии:

• Внимательность к деталям и точность
• Системность мышления
• Умение работать с большими объёмами информации
• Стрессоустойчивость при работе в режиме многозадачности
• Ответственность за конфиденциальную информацию

Сопроводительные письма, которые приносят результат

Создаем письма, которые повышают число просмотров и приглашений на собеседование — попробуйте бесплатно

Создать бесплатно

Дополнительная информация

Этот раздел используйте для информации, которая усиливает вашу кандидатуру, но не вписалась в основные блоки.

Что можно указать:

• Знание иностранных языков (если требуется работа с международными документами): «Английский язык — B2 (читаю профессиональную литературу, перевожу документацию)»
• Профессиональные достижения: «Победитель внутреннего конкурса "Лучший делопроизводитель года" в 2024 году»
• Публикации, выступления: «Спикер на конференции "Электронный документооборот 2025", доклад "Кейс по внедрению СЭД в производственной компании"»
• Готовность к командировкам (если актуально)
• Наличие личного автомобиля (для крупных организаций с несколькими офисами)

Что НЕ нужно указывать:

• Семейное положение (незаконно требовать, не указывайте)
• Хобби, не связанные с профессией (чтение, спорт, путешествия)
• Причины ухода с предыдущих мест работы (обсудите на собеседовании)

Адаптация резюме под тип работодателя: госсектор vs коммерция

Одно и то же резюме не будет одинаково эффективно для государственного учреждения и коммерческой IT-компании. Эти работодатели ищут разные акценты.

Резюме для государственного сектора

На что обращают внимание:

• Знание нормативной базы (ГОСТы, приказы, федеральные законы)
• Опыт работы с классическими системами (СЭДД «Дело», 1С:Документооборот КОРП)
• Опыт подготовки к проверкам Росархива и других контролирующих органов
• Строгое соблюдение сроков и регламентов
• Опыт работы с государственными порталами (МЭДО, ЭДО с госорганами)

Что выносить на первый план в резюме:

• В разделе «О себе» упоминайте опыт работы в госсекторе и знание профильных ГОСТов
• В навыках детально перечисляйте нормативные акты: ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Росархива №236, Федеральный закон №125-ФЗ
• В достижениях указывайте результаты проверок: «Подготовила учреждение к проверке Росархива, результат — 0 критических замечаний»
• Подчёркивайте объёмы: «Архивный фонд 2500+ дел», «Обработка 150+ документов ежедневно»

Пример формулировки:

«Специалист по документообороту с 5-летним опытом работы в государственном учреждении. Организую полный цикл делопроизводства в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними регламентами. Обеспечиваю готовность к проверкам контролирующих органов. Владею системой СЭДД «Дело» и имею опыт работы в МЭДО.»

Резюме для коммерческого сектора

На что обращают внимание:

• Скорость и эффективность (насколько вы ускоряете процессы)
• Опыт автоматизации и оптимизации
• Знание современных облачных систем
• Проактивность и инициативность
• Экономический эффект от ваших действий

Что выносить на первый план в резюме:

• Конкретные цифры улучшений: «Сократила время согласования договоров с 10 до 4 дней»
• Проекты внедрения: «Внедрила Directum RX для 200 пользователей»
• Финансовые результаты: «Снизила затраты на хранение на 800 тыс. рублей в год»
• Кросс-функциональное взаимодействие: «Координировала работу 15 подразделений»

Пример формулировки:

«Специалист по документообороту с опытом автоматизации процессов в коммерческих компаниях. Внедрила систему Directum, сократив цикл согласования документов на 60%. Разработала автоматизированные маршруты для 10 типов документов, высвободив 15 часов рабочего времени команды еженедельно. Владею аналитикой документооборота и умею визуализировать метрики для управленческих решений.»

Сравнительная таблица акцентов

Чек-лист адаптации резюме под конкретную вакансию

Универсального резюме не существует. После создания базовой версии адаптируйте её под каждую вакансию. Это занимает 15-20 минут, но увеличивает шанс отклика в 3-4 раза.

Шаг 1: Анализ текста вакансии

Откройте вакансию и выделите маркером:

• Название должности (какое именно слово используется)
• Обязательные требования (опыт работы, системы, которыми нужно владеть)
• Желательные требования (что будет плюсом)
• Ключевые глаголы (что именно нужно делать: внедрять, контролировать, разрабатывать)

Пример вакансии:

«Требуется делопроизводитель с опытом работы от 2 лет. Обязательно знание 1С:Документооборот и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Желателен опыт работы в производственной компании. Обязанности: регистрация документов, контроль исполнения поручений, подготовка отчётности.»

Что выделили:

• Название: делопроизводитель (не специалист по документообороту)
• Обязательно: опыт 2+ года, 1С:Документооборот, ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Желательно: производственная компания
• Ключевые обязанности: регистрация, контроль, отчётность

Шаг 2: Корректировка заголовка резюме

Используйте точное название должности из вакансии.

Если в вакансии «Делопроизводитель» — пишите «Делопроизводитель», даже если раньше у вас было «Специалист по документообороту».

Шаг 3: Адаптация раздела «О себе»

Включите в первые два предложения обязательные требования из вакансии.

Было (универсальная версия):

«Специалист по документообороту с опытом 4 года. Работала с разными СЭД.»

Стало (под вакансию):

«Делопроизводитель с опытом работы 4 года, из них 2,5 года в производственной компании. Уверенно владею 1С:Документооборот (настройка маршрутов, администрирование) и применяю требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 в ежедневной работе.»

Шаг 4: Приоритизация навыков и достижений

В разделе «Навыки» переместите на первые позиции те инструменты и технологии, которые указаны в вакансии.

В разделе «Опыт работы» выносите на первые позиции достижения, связанные с требованиями вакансии.

Если в вакансии акцент на «контроле исполнения поручений», первым пунктом в достижениях укажите: «Организовала систему контроля исполнения поручений для 10 подразделений, достигнув своевременности исполнения 94%».

Шаг 5: Добавление релевантных ключевых слов

ATS-системы сканируют резюме на совпадение ключевых слов с текстом вакансии. Если в вакансии встречается фраза «подготовка отчётности по документообороту» — используйте эту же формулировку в своём резюме, а не синоним «формирование отчётов».

Совет: Не занимайтесь keyword stuffing (переспамом ключевых слов). ATS это распознает. Используйте ключевые слова естественно, в контексте достижений.

Чек-лист финальной проверки

Перед отправкой резюме проверьте:

• Заголовок резюме совпадает с названием вакансии
• В разделе «О себе» упомянуты 2-3 ключевых требования из вакансии
• Обязательные системы/инструменты из вакансии указаны в разделе «Навыки» на видном месте
• В описании опыта работы есть минимум 2 достижения, релевантных требованиям вакансии
• Использованы ключевые глаголы из текста вакансии
• Файл резюме назван корректно: «Фамилия_Имя_Делопроизводитель.pdf»
• Резюме сохранено в формате PDF (он сохраняет форматирование на любых устройствах)

Типичные ошибки в резюме делопроизводителя (и как их избежать)

Ошибка №1: Перечисление обязанностей вместо достижений

Почему это критично:

Должностная инструкция у всех делопроизводителей примерно одинаковая. Рекрутер знает, что вы регистрировали документы — это очевидно. Ему нужно понять, насколько хорошо вы это делали и какую ценность принесли компании.

Как исправить:

Каждый пункт в опыте работы должен содержать либо цифру, либо результат.

Плохо: «Регистрация входящей и исходящей корреспонденции»

Хорошо: «Регистрировала до 140 документов ежедневно с точностью 99,2%, обеспечивая передачу на исполнение в течение 2 часов»

Ошибка №2: Отсутствие конкретики в технических навыках

Почему это критично:

«Владею электронным документооборотом» не даёт рекрутеру никакой информации. Систем СЭД десятки, и они радикально отличаются друг от друга.

Как исправить:

Указывайте конкретные названия систем и уровень владения.

Плохо: «Опыт работы в СЭД»

Хорошо: «1С:Документооборот 8.3 (продвинутый пользователь, 4 года опыта: регистрация, маршруты согласования, настройка прав доступа); Directum RX (базовый уровень, участие во внедрении)»

Ошибка №3: Резюме на 4-5 страниц с избыточной информацией

Почему это критично:

Рекрутер тратит 6-8 секунд на первичный просмотр. Если резюме перегружено, ключевая информация теряется.

Как исправить:

Оптимальный объём резюме — 1-2 страницы формата А4. Для специалиста с опытом до 5 лет — 1 страница. Для опыта 5+ лет и руководящих позиций — максимум 2 страницы.

Удалите:

• Подробное описание мест работы старше 10 лет (оставьте только название компании, должность, период)
• Нерелевантный опыт (если вы 15 лет назад работали продавцом, это можно опустить)
• Длинные описания очевидных задач

Ошибка №4: Игнорирование ключевых слов из вакансии

Почему это критично:

70% крупных компаний используют ATS-системы для первичного отбора резюме. Если в вашем резюме нет ключевых слов из вакансии — оно может не дойти до рекрутера.

Как исправить:

Проанализируйте вакансию, выпишите ключевые слова (названия систем, ГОСТов, типов документов) и органично включите их в описание опыта и навыков.

Если в вакансии требуется «опыт работы с номенклатурой дел» — используйте эту же формулировку, а не «опыт систематизации документов».

Ошибка №5: Грамматические и орфографические ошибки

Почему это критично:

Для делопроизводителя грамотность — это базовая профессиональная компетенция. Ошибки в резюме автоматически дисквалифицируют вас.

Как исправить:

• Проверьте текст через сервисы проверки орфографии (Орфограммка, LanguageTool)
• Дайте прочитать резюме другу или коллеге
• Особое внимание уделите правильности названий: ГОСТ Р 7.0.97-2016 (не ГОСТ 7.0.97), 1С:Документооборот (не 1С Документооборот)

Ошибка №6: Неактуальные контактные данные

Почему это критично:

Рекрутер не будет разыскивать вас через соцсети, если номер телефона недоступен. Вы потеряете возможность.

Как исправить:

• Проверьте, что номер телефона актуален и доступен для звонков (не только WhatsApp)
• Email должен быть профессиональным (имя.фамилия@домен, а не милая_принцесса@mail.ru)
• Если указываете Telegram — убедитесь, что у вас открыты личные сообщения от незнакомых людей

Ошибка №7: Фразы-клише без подтверждения

Почему это критично:

«Ответственная, внимательная, стрессоустойчивая» — эти слова пишут 95% кандидатов. Они ничего не значат без примеров.

Как исправить:

Либо удалите раздел с личными качествами, либо подтверждайте каждое качество конкретным примером в описании опыта работы.

Вместо: «Внимательность к деталям» в разделе качеств

Напишите в опыте: «Внедрила систему двойной проверки документов перед отправкой, что снизило количество ошибок на 87%»

Образец резюме делопроизводителя с комментариями

Ниже — готовый пример резюме уровня Middle с пояснениями, почему каждый элемент работает.

Сидорова Анна Викторовна

Делопроизводитель

Телефон: +7 (905) 123-45-67

Email: sidorova.anna@email.ru

Telegram: @sidorova_av

Город: Москва

О себе

Делопроизводитель с опытом работы 4 года в коммерческих организациях. Организую полный цикл документооборота для компаний численностью до 250 человек: от регистрации входящих документов (в среднем 130 в день) до контроля исполнения и передачи дел в архив. Владею 1С:Документооборот и Directum, знаю требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Внедрила систему электронного согласования договоров, сократив цикл с 9 до 4 дней. Подготовила к архивному хранению 1200+ дел с нулевым количеством замечаний от экспертной комиссии.

💡 Комментарий: В 4 предложениях упакованы: опыт (4 года), масштаб (250 человек, 130 документов в день), ключевые системы (1С, Directum, ГОСТ), два конкретных достижения с цифрами.

Опыт работы

ООО «Прогресс Инжиниринг», Москва

Делопроизводитель

Май 2021 — настоящее время (3 года 8 месяцев)

• Организую документооборот для инженерно-производственной компании (штат 220 человек): регистрация входящих и исходящих документов (120-140 в день), контроль сроков исполнения, ведение номенклатуры дел для 11 подразделений
• Внедрила модуль электронного согласования договоров в 1С:Документооборот: разработала 6 автоматизированных маршрутов для разных типов контрактов, что сократило средний цикл согласования с 9 дней до 4 дней и снизило количество ошибок на этапе согласования на 65%
• Провела оцифровку архива документов за 2015-2020 годы (1800+ документов), организовала систему хранения электронных копий с возможностью поиска по реквизитам, сократив время поиска документа с 20 минут до 2 минут
• Разработала и внедрила обновлённую номенклатуру дел на 2024-2025 годы, согласовав её с экспертной комиссией без замечаний. Новая система индексации сократила время поиска дел на 45%
• Обучила 32 сотрудника работе в системе 1С:Документооборот, разработав пошаговые инструкции и видеоуроки, что снизило количество обращений в техподдержку на 50%
• Обеспечиваю контроль исполнения поручений руководства для всех подразделений компании, достигнув показателя своевременности исполнения 93% (плановый показатель — 85%)

Используемые инструменты: 1С:Документооборот 8.3, MS Office (Word, Excel — сводные таблицы и макросы, Outlook), ABBYY FineReader, КриптоПро ЭЦП

💡 Комментарий: Каждый пункт содержит глагол действия, контекст и результат в цифрах. Видны масштаб ответственности, проектные достижения (внедрение модуля, оцифровка), системная работа (обучение, разработка инструкций).

ООО «Торговый Дом "Сибирь"», Новосибирск

Делопроизводитель

Сентябрь 2019 — Апрель 2021 (1 год 8 месяцев)

• Регистрировала входящую и исходящую корреспонденцию (60-80 документов ежедневно), вела электронные и бумажные журналы учёта с точностью 98,5%
• Организовывала согласование договоров между отделами продаж, закупок и юридическим департаментом, отслеживая соблюдение сроков (среднее время согласования — 6 дней)
• Подготовила к передаче в архив 420 дел за 2020 год, выполнив систематизацию и оформление в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 без замечаний от архивной комиссии
• Участвовала в переходе с бумажного документооборота на систему Directum: вносила данные, тестировала маршруты согласования, обучала коллег базовым функциям системы

Используемые инструменты: Directum (базовый уровень), MS Office, сканеры и МФУ

💡 Комментарий: Для более раннего опыта описание короче, но сохранены цифры и конкретика. Показан рост: от базовой регистрации к участию во внедрении системы.

Образование

Новосибирский государственный университет экономики и управления

Факультет: Управление персоналом и документационное обеспечение

Специальность: Документоведение и архивоведение

Годы обучения: 2015-2019

Диплом: бакалавр

Дополнительное образование:

• «1С:Документооборот 8. Пользователь», 1С:Учебный центр, 2021 (24 часа) — настройка маршрутов, работа с правами доступа
• «Электронный документооборот и архивное дело», онлайн-курс НИУ ВШЭ, 2023 (72 часа) — современные подходы к организации СЭД, подготовка к проверкам Росархива

Навыки

Системы электронного документооборота:

• 1С:Документооборот 8.3 (продвинутый уровень, 3 года опыта: регистрация, маршруты согласования, администрирование)
• Directum (уверенный пользователь, 1,5 года опыта)

Офисные программы:

• MS Word (продвинутый уровень: шаблоны, стили, автоматизация)
• MS Excel (сводные таблицы, формулы ВПР и ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, базовые макросы)
• MS Outlook (правила обработки почты, календари, задачи)
• ABBYY FineReader (распознавание текста, создание PDF)

Нормативная база:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов)
• Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 (Перечень типовых управленческих архивных документов)
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах

Дополнительно:

• Системы электронной подписи (КриптоПро)
• Уверенный пользователь ПК, быстрая печать (280 знаков/мин)

💡 Комментарий: Навыки структурированы по категориям, указан уровень владения и срок опыта. Это помогает рекрутеру быстро оценить технический стек.

Дополнительная информация

• Английский язык: A2 (читаю техническую документацию со словарём)
• Готова к обучению новым системам СЭД
• Рассматриваю работу в офисе (предпочтительно) или гибридный формат

💡 Комментарий: Краткая дополнительная информация, которая может быть важна работодателю. Нет лишнего.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли добавлять фотографию в резюме?

Законодательно работодатель не имеет права требовать фото, но на практике его наличие может влиять на решение, особенно в госсекторе и в вакансиях, где предполагается взаимодействие с посетителями.

Когда добавлять фото:

• Вакансия в государственном учреждении
• Должность предполагает представительские функции или приём посетителей
• В описании вакансии прямо указано «резюме с фото»

Когда можно не добавлять:

• Вакансия в IT-компании или стартапе (там фокус на навыках, а не на внешности)
• Вы предпочитаете, чтобы оценивали только квалификацию

Требования к фото:

• Деловой стиль одежды
• Нейтральный фон
• Качественное изображение (не размытое селфи)
• Вы смотрите в камеру, дружелюбное выражение лица
• Формат: портрет (лицо и плечи), не фото в полный рост

Как описать перерыв в работе?

Перерыв в карьере — не приговор. Главное — быть честным и показать, что вы не теряли квалификацию.

Варианты формулировок:

Декретный отпуск:

Семейные обстоятельства:

Фриланс/проектная работа:

Главное правило: не врите. Если просто отдыхали и путешествовали — так и напишите: «Карьерный перерыв для переезда и восстановления». Это нормально. Но покажите, что вы готовы вернуться в профессию.

Как составить резюме без опыта работы (для выпускников)?

Если у вас нет опыта работы делопроизводителем, но есть профильное образование — делайте акцент на знаниях, учебных проектах и стажировках.

Структура резюме для Junior без опыта:

Раздел «О себе»:

«Выпускница факультета документоведения и архивоведения с базовыми знаниями организации документооборота, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и опытом работы в 1С:Документооборот (учебная версия). Прошла производственную практику в ООО "Логистика Плюс", где регистрировала входящие документы, вела номенклатуру дел и готовила дела к передаче в архив. Готова к обучению и быстро осваиваю новые системы.»

Раздел «Образование» — максимально детально:

Раздел «Опыт» — практика и стажировки:

Раздел «Навыки»:

Указывайте то, чему учились в университете или на курсах, даже если нет практического опыта применения. Но уточните уровень:

• 1С:Документооборот (базовый уровень, учебная версия)
• MS Office (уверенный пользователь)
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (теоретические знания, применяла в учебных проектах)

Стоит ли указывать желаемую зарплату в резюме?

Рекомендация: лучше не указывать конкретную цифру в резюме, но быть готовым озвучить её на собеседовании.

Почему:

• Если вы укажете слишком высокую сумму — можете не пройти автоматический фильтр
• Если слишком низкую — вас могут недооценить или заподозрить в низкой квалификации
• Зарплата часто обсуждается индивидуально с учётом полного пакета условий (бонусы, ДМС, обучение)

Исключение: если вакансия прямо требует указать зарплатные ожидания — укажите вилку (например, «от 60 000 до 75 000 рублей»), а не точную цифру.

Как подготовиться к вопросу о зарплате:

Изучите рынок. Посмотрите 10-15 похожих вакансий на HeadHunter, Superjob, зарплатных калькуляторах. Вычислите медианное значение для вашего уровня и региона. Это будет ваш ориентир.

Можно ли отправлять одно резюме на разные вакансии?

Нет. Это главная ошибка, которая снижает отклик.

Создайте базовую версию резюме, а затем адаптируйте её под каждую вакансию:

• Скорректируйте заголовок (точное название должности из вакансии)
• Измените раздел «О себе», включив туда ключевые требования из вакансии
• Переставьте приоритеты в навыках (то, что требуется в вакансии — на первое место)
• Выделите релевантные достижения в опыте работы

Это занимает 15 минут, но увеличивает шанс отклика в 3-4 раза.

Как быть, если работодатель просит резюме в Word, а не в PDF?

Если в вакансии указан формат Word — отправляйте в Word (.docx). Не спорьте и не игнорируйте требование.

Почему работодатели просят Word:

• Их ATS-система лучше парсит .docx
• HR-у удобнее вносить пометки прямо в документе
• Некоторые компании используют внутренние шаблоны и переносят данные из вашего резюме

Как защитить форматирование в Word:

• Используйте стандартные шрифты (Arial, Calibri, Times New Roman)
• Не используйте сложные таблицы и графические элементы
• Проверьте, как резюме выглядит на другом компьютере (отправьте себе на другой email и откройте)

Универсальное решение:

Подготовьте две версии резюме: PDF (для большинства вакансий) и Word (для тех, кто явно просит этот формат).

Нужно ли писать сопроводительное письмо?

Да, если:

• В вакансии прямо указано требование предоставить сопроводительное письмо
• Вы откликаетесь на вакансию мечты и хотите выделиться
• У вас нестандартная ситуация (карьерный переход, большой перерыв, релокация)

Нет, если:

• Работодатель не просит письмо
• Вы откликаетесь на массовые вакансии

Структура сопроводительного письма (3-4 абзаца):

1. Приветствие и причина обращения: «Добрый день! Меня заинтересовала вакансия делопроизводителя в вашей компании.»
2. Почему вы подходите: «У меня 4 года опыта работы с документооборотом в производственных компаниях. Я владею 1С:Документооборот, внедряла электронное согласование договоров, что сократило цикл с 9 до 4 дней.»
3. Почему вам интересна именно эта компания: «Меня привлекает возможность работать в крупной производственной компании с современными системами и перспективой профессионального роста.»
4. Призыв к действию: «Готова обсудить детали на собеседовании. Буду рада ответить на ваши вопросы.»

Объём: не более 1500 символов (примерно 200-250 слов).

Заключение: от резюме к оффе

Резюме — это не формальность, а ваш маркетинговый инструмент. Работодатель получает десятки откликов на каждую вакансию, и ваша задача — за 6-8 секунд первичного просмотра показать, что вы именно тот специалист, которого они ищут.

Ключевые принципы сильного резюме делопроизводителя:

1. Конкретика вместо общих фраз. Не «работала с документами», а «регистрировала 140 документов ежедневно с точностью 99%».
2. Цифры и метрики. Каждое достижение должно быть измеримым: количество документов, сроки, процент улучшения, объём архива.
3. Релевантные технологии. Указывайте конкретные названия СЭД, версии программ, ГОСТы. Это ключевые слова для ATS-систем и быстрого сканирования рекрутером.
4. Адаптация под вакансию. Универсального резюме не существует. Потратьте 15 минут на кастомизацию под каждую вакансию — это окупится в разы большим количеством откликов.
5. Результаты, а не обязанности. Показывайте, какую ценность вы принесли работодателю: сколько времени сэкономили, какие процессы оптимизировали, какие проблемы решили.

Хорошее резюме — это первый шаг к работе мечты. Но помните: даже самое сильное резюме не заменит реальной квалификации. Развивайте навыки, осваивайте новые системы, следите за изменениями в законодательстве — и тогда ваше резюме будет лишь отражением вашей настоящей экспертизы.

Удачи в поиске работы!