Как написать объяснительную записку: разберемся подробно

Что такое объяснительная записка и когда она нужна?

Объяснительная записка — это письменное разъяснение работника о причинах того или иного события на работе. Чаще всего её требуют, когда что-то пошло не так: опоздали, не выполнили задачу, допустили ошибку. По сути, это ваша возможность рассказать свою версию произошедшего до того, как работодатель примет решение о дисциплинарном взыскании.

Информация носит общий характер и не заменяет консультацию специалиста.

Юридически объяснительная — не просто формальность. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан затребовать у вас письменное объяснение перед применением дисциплинарного взыскания (замечание, выговор или увольнение). Если вы отказались давать объяснения или не предоставили их в течение двух рабочих дней, работодатель составляет акт и может действовать дальше. Но ваше право на объяснение остаётся за вами — и им стоит пользоваться.

Определение и юридический статус документа

Объяснительная записка — это внутренний документ организации. Она не имеет строго утверждённой формы на уровне закона, но должна соответствовать деловому стилю и содержать ключевые элементы: кому адресована, от кого, дата, суть события и ваши пояснения.

Важно понимать: объяснительная — это не признание вины. Это изложение фактов и обстоятельств с вашей точки зрения. Вы имеете право указать объективные причины (болезнь, форс-мажор, технические сбои), привести доказательства (справки, скриншоты, свидетельские показания) и выразить своё отношение к ситуации.

Юридический статус документа таков: объяснительная становится частью материалов служебной проверки. Если дело дойдёт до суда (например, при оспаривании увольнения), ваша объяснительная будет одним из доказательств. Поэтому писать её нужно внимательно, без эмоций и с опорой на факты.

В каких случаях работодатель вправе потребовать объяснительную

Работодатель может потребовать объяснительную записку в любой ситуации, когда возникает подозрение в нарушении трудовой дисциплины или должностных обязанностей. Вот типичные случаи:

• Опоздание на работу — даже на 10 минут.
• Отсутствие на рабочем месте без уведомления руководителя.
• Невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей (не сдали отчёт, допустили ошибку в документах, не ответили клиенту).
• Нарушение внутренних правил (например, использование рабочего времени в личных целях, нарушение дресс-кода, если это прописано в локальных актах).
• Конфликт с коллегами или клиентами, если он повлиял на рабочий процесс.
• Причинение материального ущерба (поломка оборудования, утеря документов).

Однако есть нюанс. Работодатель не может требовать объяснительную по событиям, о которых узнал давно. Согласно статье 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни, отпуска и других периодов отсутствия). Если прошло больше месяца с момента, когда работодатель узнал о нарушении, применить взыскание он уже не может — но затребовать объяснение формально вправе. Просто оно не приведёт к последствиям.

Отличие объяснительной от докладной и служебной записки

Новички часто путают объяснительную с другими внутренними документами — докладной и служебной запиской. Разберём отличия.

Объяснительная записка пишется по требованию руководителя (или по собственной инициативе) для разъяснения причин какого-то события. Адресат — обычно непосредственный начальник или директор. Цель — защитить свои интересы, изложить свою версию.

Докладная записка — это инициативный документ, который пишет сам работник (или его руководитель) для информирования вышестоящего начальства о проблеме, нарушении или предложении. Например, начальник отдела пишет докладную директору о систематических опозданиях подчинённого. Докладная может стать основанием для затребования объяснительной у виновного.

Служебная записка — более широкое понятие. Это любое внутреннее письменное сообщение между подразделениями или сотрудниками по рабочим вопросам (запрос информации, согласование, уведомление). Служебная записка не связана с дисциплинарными нарушениями и носит нейтральный характер.

Коротко: докладная — «доносит» о проблеме наверх, объяснительная — объясняет вашу позицию, служебная — решает текущие рабочие вопросы.

Как правильно написать объяснительную: пошаговая инструкция

Написать объяснительную записку не так сложно, как кажется. Главное — структура, факты и спокойный тон. Разберём пошагово, из чего состоит документ и на что обратить внимание.

Общие правила и структура документа

Объяснительная записка состоит из трёх основных частей: «шапка», основная часть и заключение. Каждая часть выполняет свою функцию, и пропускать что-то не стоит.

Общие правила:

• Пишите в деловом стиле, без эмоций и оскорблений.
• Излагайте факты чётко и последовательно.
• Не придумывайте — ложь легко проверить, и это усугубит ситуацию.
• Если есть доказательства (справка от врача, скриншот переписки, свидетели) — упомяните их и приложите копии.
• Подпись и дата обязательны.

Теперь подробнее о каждой части.

«Шапка» документа: кому и от кого

«Шапка» располагается в правом верхнем углу листа. Здесь указываете:

• Кому адресована записка — должность и ФИО руководителя (например, «Генеральному директору ООО "Ромашка" Иванову И.И.»).
• От кого — ваша должность и ФИО (например, «от менеджера отдела продаж Петровой А.С.»).

Пример:

Ниже, по центру или слева, пишете название документа: «Объяснительная записка». Можно добавить краткую тему (например, «Объяснительная записка по факту опоздания 15 января 2026 года»), но это не обязательно.

Основная часть: объективное описание ситуации и причин

Это сердце документа. Здесь вы излагаете, что произошло и почему.

Структура основной части:

1. Краткое описание события. Что случилось, когда, где. Без лишних деталей, но и без недомолвок.

Пример: «15 января 2026 года я опоздал на работу на 25 минут. Рабочий день начинается в 9:00, я прибыл в офис в 9:25».

2. Причины события. Почему это произошло. Здесь важно быть честным и конкретным. Если причина уважительная (болезнь, авария на дороге, поломка транспорта) — укажите и приложите подтверждение. Если причина субъективная (проспал, забыл) — лучше признать, чем выдумывать.

Пример уважительной причины: «Причиной опоздания стала авария на Московском шоссе, из-за которой образовалась многокилометровая пробка. Прилагаю скриншот карты с отметкой о ДТП и временем».

Пример субъективной причины: «Причиной опоздания стало моё недосмотр: не услышал будильник и проспал. Признаю свою вину и обязуюсь впредь быть более внимательным».

3. Дополнительные обстоятельства (если есть). Например, вы сообщили руководителю о задержке, попытались решить проблему, выполнили работу в другое время.

Пример: «О задержке я сообщил непосредственному руководителю в 8:50 по телефону. Все задачи, запланированные на утро, были выполнены в течение дня без ущерба для рабочего процесса».

Чего избегать:

• Эмоциональных оценок («это несправедливо», «меня подставили»).
• Обвинений в адрес коллег или руководства без доказательств.
• Излишних подробностей, не относящихся к делу.

Заключение: выводы, признание (или непризнание) вины и предложения

В заключительной части вы подводите итог: признаёте ли вину, какие выводы сделали, что предлагаете для исправления ситуации.

Варианты заключения:

• Если вина есть и вы её признаёте:

«Признаю свою вину в опоздании. Обязуюсь впредь контролировать время и не допускать подобных нарушений трудовой дисциплины».

• Если вина спорная или её нет:

«Считаю, что нарушение произошло по независящим от меня обстоятельствам. Прошу учесть приложенные доказательства при принятии решения».

• Если хотите предложить меры:

«Для предотвращения подобных ситуаций предлагаю установить дублирующий канал связи с клиентами (мессенджер), чтобы исключить потерю заявок при сбоях почты».

Важно: если ситуация действительно форс-мажорная (например, ДТП на дороге, внезапная болезнь), не стоит признавать вину там, где её нет. Однако формулировка должна быть корректной. Например, вместо «форс-мажорные ситуации на дороге не являются основанием для взыскания» (это юридически спорное утверждение) лучше написать: «Прошу учесть, что опоздание произошло по независящим от меня обстоятельствам, подтверждённым документально».

После заключения ставите дату и подпись:

Стиль и тон письма: как изложить факты, не навредив себе

Стиль объяснительной записки — деловой, но не канцелярский. Пишите просто и понятно, избегайте сложных оборотов и штампов вроде «в связи с вышеизложенным» или «довожу до вашего сведения». Ваша задача — донести суть, а не продемонстрировать владение бюрократическим языком.

Тон — нейтральный и уважительный. Даже если вы считаете требование объяснительной несправедливым, не переходите на личности и не выражайте агрессию. Помните: этот документ может стать доказательством в суде, и эмоциональные выпады сыграют против вас.

Что помогает:

• Факты и конкретика. Вместо «я очень старался» — «я выполнил 8 из 10 задач в срок, оставшиеся две завершил на следующий день».
• Признание ошибки (если она есть) без самобичевания. «Признаю, что не учёл этот фактор» звучит лучше, чем «я полный идиот».
• Конструктивные предложения. Если можете предложить, как исправить ситуацию или не допустить её в будущем — сделайте это.

Чего избегать:

• Оправданий в стиле «все так делают» или «а вот Иванов вообще…». Это не аргумент.
• Перекладывания вины на других без доказательств.
• Излишней детализации личных проблем. Если опоздали из-за семейных обстоятельств, достаточно упомянуть «семейные обстоятельства» и приложить подтверждение (если есть). Описывать подробности не нужно.

Что обязательно нужно указать, а о чём лучше умолчать

Обязательно указать:

• Дату и время события.
• Суть произошедшего (кратко и по делу).
• Причину (если знаете).
• Ваши действия по исправлению или предотвращению последствий (если были).
• Доказательства (справки, скриншоты, ссылки на свидетелей).

О чём лучше умолчать:

• Личные конфликты и эмоции. Если опоздали из-за ссоры с супругом — это ваше личное дело, не относящееся к работе.
• Информация, которая может быть использована против вас. Например, не стоит писать «я часто опаздываю, но в этот раз…» — это признание системного нарушения.
• Непроверенные слухи и домыслы. Если не уверены в факте — не пишите.

Золотое правило: пишите только то, что можете подтвердить или что работает в вашу пользу.

Образцы и примеры объяснительных записок для разных ситуаций

Теория — это хорошо, но примеры помогают лучше. Ниже — образцы объяснительных записок для типичных ситуаций. Используйте их как шаблон, адаптируя под свой случай.

Образец объяснительной об ошибке в работе

Пример объяснительной о невыполнении должностных обязанностей (например, из-за перегруженности)

Образец объяснительной об опоздании на работу

Пример объяснительной о нарушении трудовой дисциплины

Образец объяснительной об отсутствии на рабочем месте

Права и обязанности работника: что важно знать

Объяснительная записка — не просто формальность. Это часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, и у вас есть чёткие права. Разберём, что можно и нельзя, какие сроки установлены законом и как действовать, если работодатель нарушает правила.

Можно ли отказаться писать объяснительную и какие будут последствия?

Да, можно. Закон не обязывает вас давать письменные объяснения — это ваше право, а не обязанность. Статья 193 ТК РФ говорит, что работодатель должен затребовать объяснение, но если вы отказались или не предоставили его в течение двух рабочих дней, он просто составляет акт об отказе и продолжает процедуру наложения взыскания.

Последствия отказа:

• Работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение) без учёта вашей позиции.
• Вы лишаетесь возможности объяснить свою версию событий, привести смягчающие обстоятельства или доказательства невиновности.
• Если дело дойдёт до суда, отсутствие объяснительной может сыграть против вас: суд увидит, что вы не воспользовались правом на защиту.

Когда отказ может быть оправдан:

• Если требование объяснительной явно незаконно (например, по событию, которое произошло больше года назад и не может повлечь взыскание).
• Если вы планируете оспаривать действия работодателя через суд и хотите получить консультацию юриста перед тем, как что-то писать.

В большинстве случаев лучше написать объяснительную. Это ваш шанс защититься.

Сроки предоставления объяснительной записки по ТК РФ

Согласно статье 193 ТК РФ, работодатель обязан затребовать у вас письменное объяснение. Вам даётся два рабочих дня на то, чтобы предоставить объяснительную записку.

Важные нюансы:

• Срок начинает течь со дня, когда вас уведомили о необходимости дать объяснения (обычно это письменное требование или устное распоряжение с отметкой в журнале).
• Два рабочих дня — это не календарных. Выходные и праздники не считаются.
• Если вы предоставили объяснительную на третий рабочий день, работодатель обязан её принять. Отказ принять объяснительную, поданную с небольшой задержкой, может быть расценен судом как нарушение процедуры. Однако лучше не затягивать и уложиться в срок.

Что делать, если не успеваете?

Напишите промежуточную записку с просьбой о продлении срока (например, если ждёте справку от врача или другие документы). Работодатель не обязан идти навстречу, но попытка зафиксирована.

Что делать, если работодатель не принимает объяснительную

Бывает, что работодатель отказывается принять объяснительную записку. Например, говорит: «Поздно, срок прошёл» (хотя вы уложились) или «Мне не нужны твои объяснения».

Ваши действия:

1. Зафиксируйте факт подачи. Передайте объяснительную лично в присутствии свидетелей или отправьте по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. На вашем экземпляре попросите поставить отметку о приёме (дата, подпись, печать). Если отказывают — составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей.
2. Сохраните копию. У вас должна остаться копия объяснительной с отметкой о вручении или почтовая квитанция.
3. Обратитесь в трудовую инспекцию или суд. Если работодатель игнорирует ваши объяснения и применяет взыскание с нарушением процедуры, это основание для оспаривания его действий.

Отказ принять объяснительную — грубое нарушение процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. Суд может признать взыскание незаконным только на этом основании.

Частые ошибки при составлении объяснительной

Даже зная теорию, легко ошибиться на практике. Вот типичные промахи, которые могут навредить вам.

Эмоциональность и переход на личности

Самая распространённая ошибка — писать объяснительную в состоянии обиды или гнева. «Это несправедливо!», «Меня подставили!», «А почему Иванов опаздывает каждый день, и ему ничего?» — такие фразы не помогут.

Почему это плохо:

• Эмоции затмевают факты. Вместо аргументов вы выдаёте обвинения.
• Переход на личности может быть расценен как неуважение к руководству, что усугубит ситуацию.
• Объяснительная становится доказательством вашей неадекватности, а не защитой.

Как избежать:

• Напишите черновик, выплесните эмоции. Потом отложите на час-два, перечитайте и уберите всё лишнее.
• Сосредоточьтесь на фактах: что, когда, почему, какие последствия.
• Если считаете, что к вам относятся несправедливо — укажите это корректно, со ссылкой на конкретные обстоятельства, а не на чувства.

Попытки обмануть или скрыть факты

Ложь в объяснительной — худшее, что можно сделать. Рано или поздно правда вскроется (через камеры, свидетелей, электронные следы), и тогда вы получите не только взыскание за исходное нарушение, но и потерю доверия.

Примеры:

• Написали, что опоздали из-за пробки, а на самом деле проспали (и это видно по записи с камеры у подъезда).
• Указали, что были на больничном, а справка поддельная.
• Сказали, что отправили отчёт вовремя, а логи почтового сервера показывают обратное.

Как избежать:

• Говорите правду. Даже если она не в вашу пользу. Честное признание ошибки выглядит лучше, чем разоблачённая ложь.
• Если не знаете точной причины — так и напишите: «Причину задержки установить не могу, возможно…».

Признание вины там, где её нет

Обратная ошибка — излишняя самокритичность. Некоторые работники, боясь конфликта, пишут: «Да, я виноват, больше не буду», даже если объективной вины нет.

Почему это плохо:

• Признание вины — основание для взыскания. Если вы написали «признаю вину», работодатель применит санкцию.
• Вы лишаете себя возможности оспорить взыскание в будущем.

Как избежать:

• Анализируйте ситуацию. Если опоздали из-за ДТП на дороге (форс-мажор) — это не ваша вина. Напишите: «Прошу учесть, что опоздание произошло по независящим от меня обстоятельствам».
• Если вина спорная (например, вам не дали нужную информацию вовремя, и вы не выполнили задачу) — укажите это: «Задача не была выполнена в срок, так как необходимые данные от отдела X поступили с задержкой».

Признавайте вину только там, где она действительно есть.

Игнорирование сроков и формы документа

Ещё одна ошибка — несерьёзное отношение к срокам и оформлению.

Примеры:

• Написали объяснительную на клочке бумаги, без «шапки» и подписи.
• Сдали через неделю после требования (без уважительной причины).
• Забыли указать дату или не подписали документ.

Почему это плохо:

• Документ без даты и подписи юридически ничтожен.
• Пропуск срока даёт работодателю право составить акт об отказе и действовать дальше.
• Небрежное оформление создаёт впечатление несерьёзности и неуважения.

Как избежать:

• Соблюдайте двухдневный срок.
• Оформляйте документ по всем правилам: «шапка», название, текст, дата, подпись.
• Если пишете от руки — пишите разборчиво. Если печатаете — подпишите лично.

FAQ: Ответы на популярные вопросы

Соберём ответы на вопросы, которые часто возникают у работников.

Нужно ли писать объяснительную от руки или можно напечатать?

Закон не устанавливает требований к способу написания объяснительной записки. Вы можете написать её от руки или напечатать на компьютере — оба варианта допустимы.

Плюсы рукописного варианта:

• Подпись и почерк — дополнительное подтверждение авторства.
• В некоторых организациях это традиция.

Плюсы печатного варианта:

• Текст легче читать.
• Можно быстро исправить ошибки и сохранить копию.
• Удобнее, если объяснительная объёмная.

Главное: независимо от способа написания, документ должен быть подписан лично вами (собственноручная подпись обязательна) и датирован.

Может ли объяснительная стать основанием для увольнения?

Сама по себе объяснительная записка не является основанием для увольнения. Основание — это дисциплинарное нарушение (прогул, появление на работе в состоянии опьянения, разглашение тайны и т.д.), а объяснительная — лишь часть процедуры выяснения обстоятельств.

Однако:

• Если в объяснительной вы признали грубое нарушение (например, прогул), это может быть использовано как доказательство для увольнения по статье 81 ТК РФ.
• Если объяснительная содержит ложь, которая потом раскрылась, это может усугубить ситуацию и стать дополнительным основанием для потери доверия.

Вывод: пишите объяснительную честно и взвешенно. Она не причина увольнения, но может повлиять на решение работодателя.

Сколько хранится объяснительная записка в личном деле?

Объяснительная записка становится частью материалов служебной проверки и хранится в личном деле работника. Сроки хранения зависят от того, к каким последствиям привело нарушение.

Общие правила:

• Если объяснительная не привела к дисциплинарному взысканию (работодатель счёл нарушение незначительным или принял ваши доводы), она хранится вместе с другими документами личного дела.
• Если было наложено взыскание, объяснительная хранится вместе с приказом о взыскании.

Сроки хранения личных дел:

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), личные дела работников хранятся:

• 75 лет — для дел работников, уволенных до 2003 года.
• 50 лет — для дел работников, уволенных после 1 января 2003 года.

Таким образом, объяснительная записка может храниться в архиве компании десятилетиями.

Важный нюанс: если дисциплинарное взыскание было снято или погашено (автоматически через год, если не было новых нарушений, согласно статье 194 ТК РФ), работодатель не вправе упоминать его при составлении характеристики или рекомендации. Однако сам документ (объяснительная и приказ) остаётся в деле.

Что делать, если не согласен с требованием написать объяснительную?

Если вы считаете, что требование написать объяснительную незаконно или необоснованно, у вас есть несколько вариантов действий.

1. Напишите объяснительную с указанием своей позиции.

Даже если не согласны, лучше дать письменное объяснение, в котором изложите, почему считаете требование неправомерным. Например:

«Считаю требование объяснительной записки по факту опоздания 10 января 2026 года необоснованным, так как в указанный день я находился в командировке по распоряжению генерального директора от 05.01.2026. Прилагаю копию командировочного удостоверения».

Это защитит вас от обвинения в отказе давать объяснения и зафиксирует вашу позицию.

2. Откажитесь писать объяснительную.

Вы имеете на это право. Работодатель составит акт об отказе. Но помните: это лишает вас возможности защититься.

3. Обратитесь за консультацией.

Если ситуация сложная (например, работодатель требует объяснительную по событию годичной давности или по факту, который вообще не является нарушением), проконсультируйтесь с юристом или обратитесь в трудовую инспекцию.

4. Зафиксируйте нарушения работодателя.

Если работодатель нарушает процедуру (не даёт времени на объяснение, угрожает, требует признать вину), фиксируйте это: записывайте разговоры (если законом не запрещено), сохраняйте переписку, привлекайте свидетелей.